Управление удаленной командой.
Часть 1

Что такое удаленная команда?

Удаленные команды принимают разные формы, имеют разные цели и решают разные типы задач.

Однако все они имеют два общих необходимых элемента:

• два или более человека работают вместе для достижения общих целей

• хотя бы один из членов команды работает в другом месте или в другое время.

Благодаря этим двум определяющим характеристикам удаленные команды общаются и координируют свои действия, по крайней мере частично, с помощью виртуальных платформ.

Обычно большинство команд находится где-то в континууме между полностью очной (все участники всегда встречаются в присутствии, и все общение происходит лицом к лицу) и полностью виртуальным (все участники работают из разных мест, при этом ни одна встреча или общение в присутствии не происходит). Однако в контексте COVID-19 многие команды обнаружили, что степень их виртуальности растет, поскольку офисы закрываются, а все больше сотрудников работают из дома.

Виртуальные команды и удаленные сотрудники - это не одно и то же: хотя большинство людей, работающих удаленно, являются частью виртуальных команд (они сотрудничают с другими для выполнения задач), существует небольшая подгруппа сотрудников, которые работают удаленно и индивидуально.

 

 

Проблемы, с которыми сталкиваются удаленные команды

Для тех, кто работал в составе удаленной команды, неудивительно, что исследования показывают, что виртуальные команды сталкиваются с большим количеством проблем, чтобы оставаться эффективными, чем команды, работающие лицом к лицу.

 И не все удаленные команды равны: проблемы возрастают по мере того, как члены команды проводят больше времени, работая отдельно, поскольку все больше из них работают виртуально, и по мере увеличения степени разделения (как по рабочим часам, так и по физическому расстоянию).

Общение с помощью электронных средств - это тот момент, где возникают многие проблемы для виртуальных команд: чем больше они используются, тем менее эффективны такие команды.

 Это связано с тем, что при общении через электронные средства члены команды обмениваются меньшим объемом информации друг с другом, им труднее интерпретировать и понимать информацию, которую они получают, и дают отсроченную обратную связь. Кроме того, электронные средства затрудняют обнаружение невербальных сигналов, таких как тон голоса, теплота, внимательность, все это усложняет отправку четкого сообщения.

Проблемы виртуального общения компенсируются использованием мультимедийных средств для общения: чем ближе среда к личному общению, тем лучше.

Команды, использующие видеоконференцсвязь, работают лучше, чем команды, использующие только аудио или письменное общение, приближаясь по эффективности к командам, использующим личные встречи.

Технологический прогресс предоставил нам инструменты для электронной коммуникации, которые существенно отличаются от того, что было доступно двадцать или даже десять лет назад, делая мультимедийную коммуникацию более доступной и облегчая некоторые из проблем. Но когда потребность в эффективном общении внезапно возрастает, кажется, технология все еще не полностью оправдывает ожидания пользователя.

 

Рекомендации для практики

Что могут сделать руководители и менеджеры по персоналу, чтобы смягчить эти проблемы, с которыми сталкиваются виртуальные команды? 

Поощряйте использование мультимедийных материалов для общения

• Вместо использования исключительно аудиоконференцсвязи или телефонных звонков менеджеры могут поощрять или даже требовать от членов команды использовать видеоконференцсвязь, поскольку это позволяет мгновенно получать обратную связь, персонализировать ее и позволяет участникам делиться своими точками зрения и быстро устранять разногласия.

• В то же время менеджеры должны помнить, что логистические или технологические проблемы могут повлиять на использование видеоконференцсвязи. Если, например, внезапно увеличилось количество людей, работающих из дома, это может привести к перегрузке интернет-служб и снижению качества связи.

 Кроме того, условия жизни людей могут ограничивать их готовность использовать видео во время рабочих звонков. Обеспечение людей хотя бы минимальных условий для нормальной работы видеоконференцсвязи - первый шаг к более эффективному общению в удаленных командах.

 

Синхронизируйте графики работы, насколько это возможно

• Виртуальные команды должны иметь как можно более длительные общие временные рамки, то есть с максимально возможным перекрытием рабочих часов. Чем меньше времени члены команды тратят на одновременную работу, тем труднее проводить встречи. В конечном итоге это требует усилий членов команды для координации и может задерживать передачу важной информации.

С другой стороны, хорошая гибкая практика работы означает, что некоторые люди могут переходить на нестандартные часы. Это необходимо учитывать при синхронизации виртуальных команд.

• Работа в разных часовых поясах в глобально рассредоточенных организациях затруднит синхронизацию, поэтому менеджеры и специалисты по персоналу должны сосредоточиться на определении оптимальных временных интервалов для встреч. В контексте COVID-19 это может быть не самой распространенной проблемой, так как многие из местных команд обычно работают лицом к лицу, но в других случаях менеджеры и специалисты по персоналу могут вмешаться и внести временные изменения, например позволяя людям использовать гибкий график, что увеличивает синхронизацию времени между разными часовыми поясами.

 

Снижайте влияние физического расстояния

• Когда члены команды находятся далеко друг от друга, им труднее понять контексты друг друга и то, как они влияют на их работу.

Руководители и специалисты по персоналу должны обеспечить возможность активно обменивались информацией об условиях работы, политиках и действиях, характерных для местоположения каждого члена команды.

Обнадеживает тот факт, что команды, которые стали виртуальными в ответ на пандемию COVID-19, с меньшей вероятностью столкнутся с проблемой большого географического расстояния, и поэтому им придется преодолеть на одну проблему меньше. Тем не менее, если команды расширят свой виртуальный режим работы в будущем и будет допущена большая гибкость, это может стать моментом, требующим дальнейшего внимания и действий.

• Стремительный рост числа видеоконференций во время пандемии COVID-19 может стать проблемой. По данным исследований, некоторые работники достигли уровня насыщения, обнаружив, что перегрузка видеоконференций истощает их и становится источником давления. Также исследования показали, что удаленная работа связана с увеличением уровня стресса из-за усиления конфликта между работой и домашними требованиями. В связи с этим было бы разумно рассматривать потенциальную нагрузку от перегрузки видеоконференцсвязи как фактор в нынешних условиях.